Automatisering klinkt voor veel ondernemers als iets technisch, ingewikkelds of “voor later”. Maar dat is zonde.
Want juist de simpele, dagelijkse taken kosten je vaak de meeste tijd. En dat terwijl je ze met een paar slimme tools volledig kunt automatiseren — zónder technische kennis, dure software of uren werk.
In deze blog laat ik je zien welke 5 taken je vandaag al kunt automatiseren. Deze kosten je nu waarschijnlijk meer tijd dan je denkt — en leveren weinig op. Tijd om het slimmer aan te pakken.
Waarom starten met automatiseren?
Voordat we de lijst induiken, even dit:
Automatisering draait niet om alles uit handen geven. Het gaat erom dat je standaardwerk laat afvangen, zodat jij ruimte hebt voor wat echt belangrijk is.
Het resultaat?
✅ Minder fouten
✅ Meer overzicht
✅ Meer rust in je hoofd
✅ Meer tijd voor klanten, groei of gewoon: op tijd stoppen
Klaar? Hier zijn 5 taken die je als eerste kunt automatiseren:
1. 📩 E-mails automatisch sorteren en labelen
Iedereen kent het: een overvolle inbox waarin je wéér moet zoeken naar die ene klantvraag of factuur. Je opent 10 mails en weet niet meer waar je ook alweer aan begon.
Zo automatiseer je het:
Gebruik een tool zoals Gmail filters, Outlook regels, of (geavanceerder) een combinatie van n8n + ChatGPT.
Voorbeeld:
- Mails met het onderwerp “factuur” → automatisch naar map “Administratie”
- Mails van je webshop → automatisch een taak aanmaken
- Mails met vragen → automatisch label “Support”
🧠 Bonus: met AI kun je mails zelfs inhoudelijk analyseren en laten indelen op onderwerp.
2. 📅 Taken automatisch aan je planning toevoegen
Veel ondernemers hebben hun planning “in het hoofd”. Of in losse apps, lijstjes en notities. Daardoor vergeet je dingen of verlies je overzicht.
Zo automatiseer je het:
Gebruik bijvoorbeeld Trello, Todoist of Notion in combinatie met Zapier of n8n.
Voorbeeld:
- Nieuwe klantvraag binnen? → taak aanmaken “Beantwoorden klantvraag [naam]”
- Offerte verzonden? → taak toevoegen “Opvolgen na 3 dagen”
- Reminder instellen als je een taak vergeet
Je kunt AI zelfs taken laten detecteren uit e-mails en automatisch inplannen op een logische dag.
3. 🧾 Facturen opslaan of versturen
Administratie hoort erbij, maar handmatig PDF’jes downloaden en uploaden? Dat is 2022.
Zo automatiseer je het:
- Gebruik tools zoals Moneybird, Exact, of e-Boekhouden met automatische factuurverwerking
- Laat facturen van je webshop automatisch genereren en mailen
- Koppel je bank of betaalprovider aan je boekhouding
💡 Tip: Gebruik Zapier of n8n om een e-mail met factuur automatisch op te slaan in je Drive of Dropbox, mét juiste naam.
4. 📝 Social media posts inplannen met AI-hulp
Social media is belangrijk, maar eerlijk is eerlijk: het is vaak een tijdvretende klus. Wat moet je posten, wanneer, en op welk kanaal?
Zo automatiseer je het:
- Gebruik een tool zoals FeedHive, Buffer of Later
- Laat AI (zoals ChatGPT) helpen met postideeën en teksten
- Plan alles vooruit: 1 uur per maand en je bent klaar
Voorbeeld:
“Schrijf 5 LinkedIn-posts voor een WooCommerce-specialist, elk met een tip over webshopoptimalisatie.”
Posts laten genereren → inplannen → klaar.
🎯 Je kunt zelfs posts automatisch laten publiceren op vaste tijden.
5. 🤖 Klantvragen automatisch beantwoorden of filteren
Niet elke klantvraag hoeft direct door jou te worden opgepakt. Zeker niet als het gaat om standaardvragen.
Zo automatiseer je het:
- Zet een AI-chatbot op je site (zoals Tidio of Chatbase)
- Gebruik een autoresponder met slimme antwoorden en links naar je FAQ
- Laat AI inkomende vragen categoriseren of doorsturen naar de juiste persoon
Voorbeeld:
- Vraagt iemand wanneer hun bestelling komt? → AI kijkt naar het ordernummer en stuurt een automatische statusupdate
- Gaat het om een technische vraag? → Label “Support” + melding in Slack of Trello
Je bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook je reactiesnelheid én klanttevredenheid.
Bonus: hoe begin je?
Start klein. Kies 1 taak die je vaak doet en waar je nu al een beetje klaar mee bent. Bijvoorbeeld:
- Je inbox organiseren
- Je planning aanvullen
- Je social media structureren
Gebruik vervolgens tools zoals:
- ChatGPT / Claude / Gemini voor slimme teksten en categorisatie
- Zapier of n8n om tools aan elkaar te koppelen
- Notion, Trello, Google Calendar, of Todoist voor overzicht
- Tidio, Chatbase, of Flowise voor slimme klantinteractie
Wat levert het op?
Sinds ik deze taken heb geautomatiseerd, merk ik:
✅ Minder handmatige handelingen
✅ Meer structuur en overzicht
✅ Geen “vergeten” taken of vragen meer
✅ Meer tijd voor echte groei
En het mooiste? Het is niet moeilijk.
Met een beetje hulp heb je in een uurtje of twee al een paar automatiseringen draaien die écht verschil maken.
Klaar om slimmer te werken?
Je hoeft niet alles in één keer te automatiseren. Maar elke kleine stap geeft lucht.
En voor je het weet, heb je een digitale assistent die met je meewerkt — zonder koffie, ziekte of chaos.
🎯 Wil jij ook slimme automatiseringen inzetten voor jouw bedrijf, maar weet je niet waar je moet beginnen?
Stuur me gerust een bericht Ik denk graag met je mee en help je stap voor stap op weg.
